ハンコの代用として利用可能な電子署名について

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あらゆる場面で、ハンコを使用する代わりに、電子署名を用いることが見受けられるようになりました。人と対面する機会もほとんどないテレワークが浸透していることや、電子署名であれば、文書を効率的に管理することができ、経費を節約できるといったメリットも、その理由のようです。

それでは、電子署名とはどのようなものを指すのか、説明しましょう。

ハンコを実印から電子印鑑へ変換!メリットや注意点、作り方を詳しく解説

電子署名とは

従来、紙の契約書を作成して押印することで、書面に記された契約内容について合意したという証明をする方法があります。一方、書面での契約に代わって、電子文書に電子署名をすることで契約を取り交わすことができるのが、電子契約になります。

電子契約において、電子署名は紙の契約書上の印鑑に代わるものと言えます。だだ、電子文書には、直接印鑑を押したり、手書きでサインをしたりすることができないため、改ざんなどがされていない原本であると証明する必要もあります。

そのため、電子文書においては、「電子証明書」を付帯して、本人が承認していることが証明できる「電子署名」を行います。つまり、電子署名は、本人が契約書を作成したことを証明する役割を担っています。

電子証明書とは、「電子署名=印鑑」とするならば、印鑑証明書のようなものでしょう。

印鑑証明書は、書類に押された印影で本人が押印したものと行政機関が証明します。一方、電子証明書は、公開鍵暗号基盤によって、本人によるものであることを認証局(CA)という機関が証明します。そのため、電子署名には、電子証明書を発行してもらう手続きが必要です。

また、電子署名には、実印に劣らない効力があります。会社の契約時に使用されることの多い、丸印(代表者印)と同等にもなるでしょう。このことから、多くの書類において従来の実印と同じように使うことができ、いわゆる「ハンコ」を押す手間を省くことが可能です。

電子印鑑は電子署名ではない?

それでは、電子印鑑とは、電子署名のことなのでしょうか?電子印鑑とは、紙の契約書に押印する認印のように使えるものです。自分で印影を画像でデータ化し、契約書の中にその印影を画像で挿入することで、押印の代わりになります。

印影の画像は誰にでも作れるため、印鑑としての効力はほとんどないでしょう。たとえば、社内の各部署において、確認業務などで使用することができます。さまざまな形式の文書に簡単に押印できるため、押印や郵送等の手間を省くことができます。

印影の画像を作成する際には、無料作成できるサイトやアプリ、オリジナルの印影画像を作成する有料サービスを利用するとよいでしょう。電子印鑑には、本人が押したかどうか、改ざんされていないかは証明できません。スキャナーの技術が向上していることもあり、簡単に模倣できてしまうといった状況です。

つまり、会社で使用する場合、重要書類や対外での契約時に用いることは、避けるのが良いでしょう。電子印鑑を使用する際、改ざん防止やセキュリティを強化する必要がある場合、目的に応じて電子署名を付けて使用するといった方法を用いるのが安全です。

電子署名のメリット

電子署名には、さまざまなメリットがあります。まず、今まで紙であった契約書を電子データ化することで、書類の原本を管理しやすくなります。会社においては、多量の契約書がかさばることもなく、無駄なスペースも減らせるでしょう。

そして、ペーパーレス化によって、印刷代やインク代を削減することも可能です。さらに、電子契約書には印紙代の課税がないため、従来の契約の際に必要であった収入印紙についても要らなくなります。会社によっては、コスト削減も期待できそうです。

そのほかに、電子署名を導入することで、会社における契約業務のスピードアップを図ることもできます。契約時には、作成した契約書を印刷して押印、その後郵送して契約相手が押印した契約書を返送してもらう、といったように一連の契約までには手間や時間がかかります。

電子契約においては、そういった作業は必要なく、メールの送受信で確認するため、一日で契約業務を済ませることも可能でしょう。また、人と対面しないで契約することの多いテレワークにおいても、面識のないまま取引を行う分、押印の必要性は高いでしょう。

その際も、契約書の作成や手続きを、すべてデジタルで行えることは、たいへん効率的です。

電子署名を導入する際に気を付けたいこと

電子署名で契約業務が効率的に進みそうですが、電子署名を取り入れる際には、以下において気を付けると良いでしょう。まずは、契約書の種類によっては、電子署名が使用できないケースもあるということです。法律上で契約書を書面で交付するように義務付けられている場合(重要事項の説明がある書類など)や、電子契約の必要性がない(電子化するための根拠がない)場合、電子署名が認められないこともあります。

ただ、会社で扱う契約業務のほとんどで電子契約が可能であれば、電子署名を導入することを視野に入れると良いでしょう。また、会社の規模によりますが、社内外で電子契約を取り入れることについて、合意をとりつけることも大切です。

社内の関係者においてどのようなメリットがあるのか、理解してもらうために説明すること、マニュアルの作成も欠かせなくなります。

電子署名ソフトの選び方

電子署名を導入するためには、電子証明書を取得する必要があります。たとえば、所定のソフトを使って必要事項を記入することで、電子証明書をスムーズに取得することも可能です。電子署名ソフトにも、さまざまな種類があるため、選定する際には、会社において必要とされる機能が付帯されているどうかといった点に気を付けましょう。

まず、ソフトによって署名を付与できる文書に限りがあるので、法的効力が必要な場合、法的に効力のある電子署名となるソフトを選ぶと良いです。また、電子署名を付帯するだけではなく、契約書の作成から行えるソフトや、文書を保管する機能を備えたソフトなどもあります。

データを管理する上で情報の流出などの心配があれば、セキュリティ対策で安全性の高いソフトを導入するのも良いでしょう。

電子署名を導入する前に

電子署名について、耳にする機会も増えてきましたが、実生活においては浸透しつつあるというのが、現状のようです。実際、ハンコの代わりとなるツールとして使うためには、電子署名を導入するにあたり、手続きなどさまざまな準備が必要になります。

まずは、利用する人にとってどのようなメリットがあるのか、見極める必要もあるでしょう。