ハンコを実印から電子印鑑へ変換!メリットや注意点、作り方を詳しく解説

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ビジネスにおいて押印が求められる場面によく出くわします。

いちいちハンコを手にして朱肉をつけて、かすれないように気を付けてと、なかなか手間のかかるものです。この記事では、そんな手間のかかる実印での押印を電子印鑑に変換する方法や、作成する際の注意点についてご紹介します。

ぜひ電子印鑑を導入して、業務の効率化を目指してみてはいかがでしょうか。

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電子印鑑とは

電子印鑑とは、パソコン上の書類データに印影画像を張ることで、実際に押印したのと同じ効力を持たせるもののことです。電子印鑑には大きく分けて二つの種類があります。一つめは単に印影を画像データに変換したもので、実印の印影を画像データとして取り込んだり、専用のソフトを用いて作成したりすることができます。

ですが、このように作成した電子印鑑は複製が容易でセキュリティ面に問題があります。認印として用いられる程度で、重要な書類には用いられません。重要な書類に用いられる法的効力のある電子印鑑は、電子署名とも呼ばれ、使用者情報も含めて電子データ化されているものです。

この種類の電子印鑑であれば実印と同程度の効力を持ちます。

電子印鑑のメリット

電子印鑑のメリットとして、第一に、作業の効率化という点が挙げられます。実印を用いたやり方では、作成した書類を印刷して押印した上で、取引先へ郵送したり再び画像データとして取り込んだりと、非常な手間がかかります。

電子印鑑を用いれば、あらかじめデータ化されている印影画像を書類に挿入するだけで押印が可能になるのです。また、当人が会社にいなくても押印が可能となるため、社内承認の手続きやテレワーク下の業務もスムーズに行うことができるでしょう。

加えて、印刷代や朱肉代、書類の郵送代やそれらの保管スペースなどの削減にもつながります。もう一つ大きなメリットとして挙げられるのは、破損や劣化などのリスクを避けられるという点があります。電子媒体で書類作成を一貫して行うことで破損や紛失のリスクは大幅に低減できます。

もちろん印鑑そのものの破損や紛失のリスクも避けることが可能です。これらのメリットに加えて、電子署名であれば使用者の情報もデータ化されるため、書類が改ざんされた場合、割印などの方法を用いるよりも判明が容易になります。

これらの点が、電子印鑑を用いる大きなメリットであるといえます。

電子印鑑を作る際の注意点

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電子印鑑を作る際の注意点として、まず使用用途をはっきりさせることが大切です。日常の簡単な業務で使う認印程度の使い方であれば、無料で作れる電子印鑑でも間に合います。ですが、このような電子印鑑は手軽に作ることができるため法的効力は持ちません。

企業間の取引書類や各種契約書などの公的な文書に使えるような電子印鑑は、導入するためのコストがそれなりにかかってきます。ですので、自分の使用用途に合った電子印鑑を選ぶことが余計な出費を抑えるためにも重要です。

法的効力のある電子印鑑を企業が導入する場合、注意したいのは捺印にまつわる業務の変更を社内に報知し、社員の理解を得ることです。また、社外においては取引先によって電子印鑑の使用が受け入れられにくい場合もあります。

実印が重視される風潮はいまだ根強くあるため、取引先の企業へ電子印鑑について事前に説明し、理解を得ておくことが必要になるでしょう。

電子印鑑導入にはこのような注意点や困難があり得ることを知った上で、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

無料で電子印鑑を作る方法

無料で電子印鑑を作るにはいくつかの方法があります。はじめに、ワードやエクセルで使える電子印鑑を作る方法として、フリーソフトを利用する方法があります。エクセル上で使える印影を作れる「エクセル電子印鑑」や、ワードやエクセルに押印できる「クリップスタンプ」などのフリーソフトを利用すれば、無料で簡単に電子印鑑を作成できます。

丸印や角印に加えて日付入りの印影も作れるため、ワードやエクセルで文書を作成することの多い方は利用してはいかがでしょうか。PDF文書で使える印影を作る方法として、最もお手軽なのは「Web認印」というサービスを用いることです。

一般的な苗字を豊富にそろえており、自分の苗字を選んで書体や大きさ、色などを指定するだけで簡単に認印を作成できます。ただし、お手軽な分作成された印影が透過できなかったり、デザインが一種類しかないなどのデメリットもあります。

より実用的な電子印鑑を作りたい場合、「パパッと電子印鑑free」というフリーソフトを利用するのがよいでしょう。このソフトでは丸印や角印のほか、「請求書在中」「社外秘」などのスタンプも作成できるため、ビジネスの場面で大いに役立つことでしょう。

また、実際の印影をスキャンすることで電子印鑑を作成する方法もあります。ですが、画像データとして取り込んだ印影は、そのままでは文字以外の部分が白地のままになってしまいます。そのため実際に使用するには、文字以外の部分を透明にする透過処理が必要です。

透過処理をするには「Pixlr」などの透過処理が可能なフォトエディターを用いて作成しなおす必要があります。無料で作れる電子印鑑は、あくまでも認印程度の効力を持ったものとして使うようにしましょう。日常の簡単な業務には十分ですので、自分用のものをいくつか作っておくと便利です。

ご自身の使用環境に合わせてぜひ作ってみてはいかがでしょうか。

有料で法的効力のある電子印鑑を作る方法

公的な文書でも使える法的効力のある電子印鑑を作るには、有料のサービスを利用する必要があります。例として、シャチハタ株式会社の「パソコン決裁」サービスを用いて作成すると、個人認証が可能でシリアル番号の付与された、セキュリティ性の高い電子印鑑を作成することができます。

作成にかかる費用は専用の作成ソフトの購入に加え、電子印鑑データそのものを購入するための費用が別途かかります。このように作成された電子印鑑は信頼性が高く、重要な書類への押印にも法的効力を持ち得ます。実印と同等の効力を持つ電子印鑑が欲しいという方は、ぜひ利用を検討してみてください。

時代に合った印鑑を手に入れよう

いかがでしたでしょうか。テレワーク下での業務には、実際に会社に行かずとも押印できる電子印鑑は必須のものだといえます。今後電子印鑑の需要はますます高まり、常識となっている未来もそう遠くはないでしょう。ぜひこの機会に電子印鑑の導入を検討してはいかがでしょうか。

きっとビジネスの効率化とコスト削減に役立ってくれることでしょう。